De Wet op het Hoger Onderwijs en Onderzoek stelt in artikel 1.3 dat universiteiten en daarmee ook het UMCG, naast het verzorgen van wetenschappelijk onderwijs en verrichten van wetenschappelijk onderzoek, ook dienen te zorgen voor de benutting van kennis ten gunste van de maatschappij.
Mede om deze reden stimuleert het UMCG samenwerking met andere partijen. Bij samenwerking krijgt men te maken met de belangen van de samenwerkingspartners; deze verschillen soms van die van het UMCG. Dit hoofdstuk geeft handvatten om hiermee om te gaan.
Alle onderzoekssamenwerkingen moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:
Daarnaast is een zorgvuldige afweging nodig of binnen de samenwerking:
Bij samenwerkingen met externe partijen waarbij gegevens en lichaamsmateriaal van patiënten/onderzoeksdeelnemers worden gedeeld bepaalt hun toestemming, zoals vastgelegd in een schriftelijk toestemmingsformulier, of die gegevens en/of het lichaamsmateriaal kunnen worden gebruikt. Op de UMCG webpagina “Gebruik van uw medische gegevens en lichaamsmateriaal voor wetenschappelijk onderzoek” wordt beschreven hoe, wanneer en wat voor gegevens en lichaamsmateriaal van UMCG patiënten/onderzoekdeelnemers kunnen worden gebruikt en waar op rechtmatige wijze een uitzondering gemaakt kan worden op de toestemming
De voorwaarden voor samenwerking moeten worden vastgelegd in een contract dat in overleg met LCR is opgesteld. Dit geldt ook voor samenwerking binnen consortia en met private onderzoeksfinanciers (bijv. farmaceutische industrie, stichtingen, gezondheidsfondsen). Voor onderzoek dat wordt gefinancierd door publieke organisaties (bijv. NWO, ZonMw, EU) dient contact opgenomen te worden met de Grant Support Hub. Het is verplicht om financiering via deze loketten te laten verlopen. Meer informatie over contractvormen staat op intranet.
Aanbieden aan Raad van Bestuur voor ondertekening gebeurt via het LCR of de Grant Support Hub.
Samenwerking met bedrijven is een van de manieren om onderzoeksresultaten, ontwikkelde kennis en geoctrooieerde uitvindingen te benutten. Bedrijven hebben vaak goede kennis van de behoefte (markt) en kunnen helpen om met de kennis de juiste vraag te beantwoorden. Dergelijke interacties met bedrijven kunnen op verschillende manier worden opgezet, waaronder:
Voor meer informatie en het opzetten van dergelijke routes kan het Innovatiecentrum worden benaderd.
Volgens artikel 9.4 van de Cao UMC 2022-2023 zijn werknemers verplicht om hun werkgever in een zo vroeg mogelijk stadium te informeren over een mogelijk octrooieerbare uitvinding ge(co)produceerd door hen binnen de uitoefening van hun functie. In het UMCG moet dat gemeld worden bij het Innovatiecentrum, dat samen met de onderzoeker of medewerker bepaalt of een octrooiaanvraag passend en verdere ondersteuning gerechtvaardigd is.
Om ervoor te zorgen dat een uitvinding commercieel potentieel behoudt, is bescherming van de uitvinding cruciaal. Volgens de Rijksoctrooiwet 1995 bezit het UMCG de IE-rechten van alle onderzoeksresultaten en uitvindingen, inclusief gegevens, software, apps, databases, prototype-apparaten en materialen, die ontwikkeld zijn door medewerkers van het UMCG. De onderzoeker blijft de uitvinder of auteur.
Het indienen van een octrooiaanvraag betekent niet dat er vervolgens niet over de uitvinding gepubliceerd kan worden, maar voortijdige onthulling van kennis maakt octrooibescherming onmogelijk. Daarom is het verplicht om voorafgaand aan elke openbaarmaking van een mogelijk octrooieerbare uitvinding in de vorm van bijvoorbeeld artikelen, abstracts, presentaties of openbare discussies te verifiëren of kennisbescherming noodzakelijk is. Nadat een octrooiaanvraag is ingediend, kan de kennis in elke gewenste vorm worden gepubliceerd.
Het document The Value of Knowledge van het UMCG biedt een praktische handleiding voor het aanvragen van octrooien, in overeenstemming met de basisregels voor valorisatie zoals geformuleerd door de NFU. Hulp hierbij wordt geboden door het Innovatiecentrum in samenwerking met de RUG IP & Business Development.
De Nationale Leidraad Kennisveiligheid beschrijft het dilemma dat wetenschap van topniveau niet kan zonder samenwerking, maar dat de dreigingen rond kennisveiligheid toenemen, vooral in internationale samenwerkingen.
Uitgangspunt is dat wetenschappelijke organisaties en hun onderzoekers ervoor zorgen dat internationale samenwerking veilig kan plaatsvinden: open waar mogelijk, beschermen waar nodig.
Bij kennisveiligheid gaat het om:
Voor elk onderzoek dient inzichtelijk te zijn wat de risico’s zijn voor kennisveiligheid en welke maatregelen nodig zijn. Voor meer informatie zie het nationale Loket Kennisveiligheid en het RUG loket voor kennisveiligheid.
De NFU, en daarmee het UMCG, onderschrijft de Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling, KNAW, 2012, bijgewerkt in 2017.
Bij belangenverstrengeling hebben medewerkers belangen die hun functioneren nadelig kunnen beïnvloeden of het UMCG kunnen schaden. Bijvoorbeeld:
Van privébelangen is sprake wanneer medewerkers dan wel hun familie, partner of andere bekenden er persoonlijk beter van worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als een medewerker het UMCG producten bij een bedrijf laat inkopen waarin deze medewerker aandelen bezit.
Bij functionele belangen worden medewerkers geholpen bij de uitvoering van hun functie. Bijvoorbeeld, een medewerker schrijft geneesmiddelen van een bedrijf voor zodat zijn/haar onderzoek gesponsord wordt.
Van financiële belangenverstrengeling is vaak sprake bij belangen in bedrijven of organisaties die actief zijn op hetzelfde gebied als het UMCG of die financiële belangen hebben in relatie tot het UMCG, met name wanneer een UMCG-medewerker of diens familielid, partner of bekende:
Belangenverstrengeling is potentieel schadelijk omdat het kan leiden tot:
Wetenschappelijk personeel van het UMCG moet zich houden aan de RUG-voorschriften Sectorale regeling nevenwerkzaamheden en Regeling Nevenbelangen en aan de valorisatierichtlijn Naar een goede waarde, 2009 van de NFU. De GMH en CGR zijn van toepassing op zowel onderzoekers als zorgprofessionals.
Er zijn verschillende soorten activiteiten en belangen: nevenactiviteiten (externe activiteiten in het verlengde van de functie), nevenwerkzaamheden en nevenbelangen. Deze kunnen leiden tot potentiële, schijnbare of daadwerkelijke belangenverstrengelingen, die alle drie moeten worden gemeld conform de instructies in onderstaande drie subparagrafen.
Hieronder volgt per type meer informatie. Vragen hierover kunnen gesteld worden aan de P&O-adviseur van de afdeling.
Dit zijn activiteiten die een medewerker in opdracht van het UMCG doet en/of duidelijk samenhangen met de functie in het UMCG. Deze worden namens het UMCG gedaan en worden niet als nevenwerkzaamheden aangemerkt.
Als voor deze externe activiteit een korting of vergoeding wordt gegeven (bijvoorbeeld een korting op congreskosten of vergoeding van uren bij het geven van een presentatie), dient een overeenkomst te worden opgesteld op naam van het UMCG. De eventuele vergoeding is voor de afdeling. In dit geval is ook melding bij het transparantieregister noodzakelijk (zie Nevenwerkzaamheden) Bij sommige activiteiten zonder vergoeding of korting is ook een overeenkomst nodig, bijvoorbeeld voor het vastleggen van IE-afspraken (zie Octrooien). Deze overeenkomsten moeten bij het LCR worden ingediend. Dit loket doet de beoordeling van de overeenkomst en zorgt voor de ondertekening van de overeenkomst door de Raad van Bestuur.
Nevenactiviteiten waarvoor een overeenkomst moet worden opgesteld, moeten worden gemeld op de medewerkerspagina (MePa). Dit geldt ook voor nevenwerkzaamheden en nevenbelangen (zie hieronder) en voor alle activiteiten, relaties en belangen die de academische vrijheid zouden kunnen beperken via afhankelijkheid, druk of gebondenheid (politiek, financieel of anderszins).
Soms ontwikkelen nevenactiviteiten zich tot nevenwerkzaamheden, bijvoorbeeld als een adviescommissie een politieke opdracht krijgt. In dat geval moeten onderstaande regels voor nevenwerkzaamheden worden gevolgd. Bij twijfel wordt overlegd met het afdelingshoofd.
Conform de Cao UMC’s art. 9.3 zijn werknemers verplicht om toestemming te vragen van het management van hun afdeling voor alle externe professionele werkzaamheden via het formulier nevenactiviteiten en te wachten met het uitvoeren daarvan totdat het management een positieve beslissing genomen heeft. Het management controleert of het werkzaamheden betreft die:
Bij melding van nevenwerkzaamheden moet in ieder geval worden opgegeven:
Goedgekeurde nevenwerkzaamheden dienen te worden geregistreerd in het personeelsdossier van de medewerker door de personeelsadviseur en de medewerker dient deze werkzaamheden te vermelden op de medewerkerspagina van de RUG (MePa). Beëindigde nevenwerkzaamheden die nog kunnen leiden tot (de schijn van) belangenverstrengeling moeten ook vermeld worden.
BIG-geregistreerde onderzoekers moeten de financiële relatie registreren in het Transparantieregister, als het bedrijf dat hun onderzoek of hun presentatie financiert:
In andere gevallen dient het Nederlandse bedrijf de registratie in het register te verzorgen.
Medewerkers zijn verplicht om onmiddellijk het management van hun afdeling te informeren als:
Zo nodig wordt de situatie besproken met de juridische afdeling of de Raad van Bestuur en kan de goedkeuring worden ingetrokken.
Soms wordt toestemming onder voorwaarden verleend. Voorwaarden kunnen bijvoorbeeld zijn:
Geen toestemming wordt verleend voor het verrichten van nevenwerkzaamheden:
Wetenschappelijk medewerkers zijn verplicht alle informatie te verschaffen aan het College van Bestuur (CvB) van de RUG over de financiële belangen die ze hebben in ondernemingen waarvan hen bekend is dat ze een relatie met de universiteit en/of het UMCG onderhouden. Zie hiervoor: Regeling Nevenbelangen en de valorisatierichtlijn Naar een goede waarde, 2009 van de NFU. Het bezit van een dergelijk belang is slechts mogelijk na toestemming van het CvB. Deze kan worden ingetrokken bij wijzigingen van omstandigheden of inzicht, of indien eventueel gestelde voorwaarden worden overtreden.
Geen toestemming wordt verleend indien het financiële belang in de onderneming:
Als sprake is van een nevenbelang, vult de wetenschappelijk medewerker het formulier nevenactiviteiten in (waarin een onderdeel over nevenbelangen staat) en stuurt het via het afdelingshoofd naar de decaan. De decaan zorgt ervoor dat toestemming aan het CvB van de RUG wordt gevraagd.
Het UMCG onderschrijft de GMH en de CGR. Deze regelingen zijn opgesteld voor sommige zorgprofessionals, maar het UMCG heeft besloten dat de richtlijnen voor het ontvangen van geschenken van en onderhouden van financiële relaties met externe private partijen gelden voor alle UMCG-medewerkers. De website hoeblijfikonafhankelijk.nl helpt vast te stellen welke giften zijn toegestaan. Voor betaling van een geldbedrag geldt dat alle werkzaamheden die uit hoofde van de UMCG-functie zijn verricht gemeld moeten worden aan de leidinggevende en dat eventuele betaling aan het UMCG geschiedt (voor betaalde nevenwerkzaamheden zie Nevenwerkzaamheden).
Een bijzondere vorm van afhankelijkheid ontstaat als er sprake is van gesponsorde posities voor wetenschappelijk of ondersteunend personeel. Als de financiering voor een UMCG-positie niet door een publieke onderzoeksfinancier of uit UMCG/RUG middelen is betaald maar door een partij met een belang bij het onderzoek, moet de wetenschappelijke integriteit en academische vrijheid contractueel worden gewaarborgd. Ook is de bekleder van die positie verplicht dit te melden op diens medewerkerspagina van de RUG (MePa).
Bij herhaalde of langlopende grote contracten met dezelfde partij moet het UMCG de afhankelijkheid van de externe partij als factor meewegen in het besluit om deze relatie al dan niet (hernieuwd) aan te gaan. Er is in die gevallen een risico op aantasting van de academische vrijheid doordat de financiële en personele stabiliteit van de afdeling of het UMCG in het geding zijn bij een wijziging in het beleid of de wensen van de financierende partij.